Questions fréquentes sur la technologie événementielle

Eventool est une plateforme technologique pour les événements en présentiel, hybrides et virtuels. Un seul tableau de bord réunit le site de l'événement, les invitations, les formulaires d'inscription, l'application pour les participants, les badges avec enregistrement par QR code, l'espace virtuel et les certificats de participation. Vous souscrivez aux modules dont vous avez besoin, pour un événement ou pour plusieurs.

Elle est développée depuis 2013 par une équipe pluridisciplinaire et accompagne des organisateurs de près de cinquante pays.

• Découvrir la plateforme

Eventool est un produit d'Infobox Solutions, une entreprise technologique basée en Espagne. Née il y a plus de dix ans de la rencontre de deux ingénieurs, elle réunit aujourd'hui dans une même équipe le développement, le design et la gestion de projet : la plateforme et l'accompagnement viennent de la même maison.

• Rencontrer l'équipe

Eventool s'adresse à ceux qui organisent des événements professionnels avec des participants inscrits et un programme : agences et secrétariats techniques travaillant pour des tiers, services marketing, communication ou formation, associations et sociétés savantes, et laboratoires pharmaceutiques. Il convient aussi bien à un événement par an qu'à plusieurs dizaines.

• Congrès
• Conventions
• Voyages Incentives
• Cours, workshops et conférences

Eventool permet de gérer des congrès médicaux et scientifiques, des conventions et réunions d'entreprise, des voyages de motivation, des formations, des journées et des conférences, ainsi que des forums sectoriels et des rencontres de networking. Les tailles vont de quelques dizaines de participants à des congrès de plus de mille personnes, comme le 9e Congrès forestier espagnol et ses 1 019 participants.

• Sucess stories

Parce qu'avec Eventool vous ne souscrivez pas seulement à un logiciel : vous avez une équipe. Depuis 2013, nous accompagnons des organisateurs de congrès, de conventions et de journées professionnelles, et chaque événement nous a appris quelque chose qui fait aujourd'hui partie de la plateforme. Vous vous concentrez sur votre événement ; nous faisons en sorte que la technologie soit à la hauteur.

Tout a commencé il y a plus de dix ans, lorsque deux ingénieurs ont décidé de simplifier le travail des organisateurs. Depuis, Eventool a grandi au rythme de leurs demandes : après l'application pour les participants sont venus le site de l'événement, les inscriptions, les badges, les événements virtuels et les certificats, le tout dans un même tableau de bord.

Aujourd'hui nous travaillons avec des organisateurs de près de cinquante pays et avec des marques comme Google, Pfizer ou Volkswagen, mais la relation n'a pas changé : derrière chaque projet, il y a des personnes qui connaissent votre événement et qui répondent quand vous en avez besoin.

• Rencontrer l'équipe
• Sucess stories

Eventool n'est pas l'outil idéal si vous avez seulement besoin de vendre des billets pour un concert ou un événement grand public : une billetterie spécialisée conviendra mieux. Si votre événement compte des participants inscrits, un programme et du contenu à diffuser, parlez-nous-en : nous vous dirons franchement si nous pouvons vous aider.

• Parlez-nous de votre événement

Oui. Eventool travaille avec des organisateurs de près de cinquante pays. Son site est disponible en six langues (espagnol, anglais, français, allemand, italien et portugais) et l'application pour les participants en neuf. Parmi ses références internationales figurent le Forum économique international sur l'Amérique latine et les Caraïbes et la Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais du Brésil.

• Sucess stories

Une plateforme de gestion d'événements sert à centraliser ce qui, sans elle, se disperse entre tableurs, e-mails et prestataires : publier l'information, recueillir les inscriptions et les paiements, envoyer les communications, contrôler les accès, animer les sessions et mesurer les résultats. Avec un seul tableau de bord, les données de chaque participant restent cohérentes du début à la fin.

• Découvrir la plateforme

Cela dépend de ce qui se passe pendant l'événement. Le site informe et recueille les inscriptions en amont. L'application prend tout son sens lorsqu'il y a plusieurs sessions, des changements de dernière minute, du networking, des votes ou des documents que le participant doit avoir sous la main. Beaucoup d'événements combinent les deux, alimentés depuis le même tableau de bord.

• Site web événementiel
• Applis événementielles

L'application native se télécharge sur l'App Store ou Google Play et peut être publiée avec le nom et l'icône de l'événement. La web app s'ouvre dans le navigateur via un lien ou un QR code, sans téléchargement, ce qui facilite l'accès des publics occasionnels. Eventool propose les deux formules.

Le choix dépend du profil des participants et du délai disponible.

• Applis événementielles

Pas toujours. Si le public est occasionnel ou si le téléchargement risque de freiner une partie des participants, l'événement peut fonctionner avec une web app accessible par un lien ou un QR code. Lorsque l'application native apporte de la valeur et qu'elle est bien annoncée, le taux d'adoption est élevé.

Lors du Forum économique international sur l'Amérique latine et les Caraïbes 2025, 98 % des participants ont utilisé l'application d'Eventool.

• Applis événementielles

Dans un événement en présentiel, tout le public est sur place ; dans un événement virtuel, chacun participe à distance ; dans un événement hybride, les deux groupes coexistent, si bien que le programme, les questions aux intervenants et le networking doivent fonctionner pour tous. Chaque format demande une technologie différente, et Eventool les gère depuis la même plateforme.

Le présentiel exige des badges et un contrôle d'accès ; le virtuel, un espace en ligne avec diffusion en direct ; l'hybride, les deux, reliés entre eux.

• Événements virtuels

L'accréditation par QR code réduit les files d'attente et les erreurs, et fournit des données en temps réel. Chaque participant reçoit un code unique ; à l'entrée, il suffit de le scanner pour valider l'inscription, imprimer le badge si nécessaire et enregistrer l'heure d'arrivée. L'organisateur sait à tout moment combien de personnes sont arrivées.

Elle permet aussi de contrôler l'accès aux salles ou aux ateliers à jauge limitée.

• Badges et enregistrement

Le networking en tête-à-tête, ce sont de courts rendez-vous convenus entre participants, ou entre participants et exposants, demandés et acceptés depuis l'application avant ou pendant l'événement. Chacun consulte les profils, sollicite un créneau et reçoit son agenda de rendez-vous, en présentiel ou en visioconférence. Chez Eventool, cette fonction s'appelle Meeting Planner.

• Applis événementielles

La technologie remplace une bonne partie du papier (programmes, dossiers, questionnaires ou certificats) par du contenu numérique mis à jour instantanément. De plus, les données d'inscription et d'enregistrement permettent d'ajuster les supports et les services au nombre réel de participants. Plusieurs clients d'Eventool soulignent avoir supprimé la documentation imprimée de leurs réunions.

• Sucess stories

L'intelligence artificielle commence à aider à rédiger les communications, à recommander des sessions ou des contacts à chaque participant, à résumer les interventions et à analyser les questionnaires. Mais son utilité dépend d'un préalable : disposer des données de l'événement rassemblées sur une seule plateforme, et non éparpillées dans des tableurs.

Chez Eventool, elle intervient par exemple dans les traductions automatiques vers différentes langues depuis le tableau de bord.

Oui. Eventool peut être souscrit pour un événement précis, en ne payant que les produits que vous utiliserez et sans abonnement annuel. Pour ceux qui organisent plusieurs événements par an, il existe aussi des forfaits qui regroupent plusieurs projets et permettent de planifier l'investissement.

• Modalités et prix

Oui. Les produits d'Eventool sont modulaires : vous pouvez commencer par un formulaire d'inscription, un site ou le contrôle d'accès, puis ajouter l'application, l'espace virtuel ou les certificats quand vous en avez besoin. Comme tout se gère depuis le même tableau de bord, les données des participants passent d'un module à l'autre sans réimportation.

• Toutes les fonctionnalités

À titre indicatif, pour un événement avec inscriptions, application et badges, mieux vaut s'y prendre six à huit semaines à l'avance. Cela laisse le temps d'ouvrir les inscriptions sereinement et, s'il y a une application native, de finaliser sa publication sur les stores. Pour des besoins simples, il existe des options express prêtes en 48 heures.

Le contenu, lui, peut être mis à jour jusqu'au dernier moment.

Les deux. Le tableau de bord permet à l'équipe organisatrice de créer et de mettre à jour les contenus sans compétences techniques, et l'équipe projet d'Eventool accompagne la configuration, relit l'ensemble avant publication et répond aux questions. Si vous préférez déléguer davantage, Eventool peut prendre en charge une plus grande part du travail, voire un service clés en main.

• Parlez-nous de votre événement

Eventool ne propose pas d'essai gratuit en libre-service, car chaque projet est préparé sur mesure pour l'événement. Pour le découvrir, il y a la démonstration personnalisée : l'équipe vous présente la plateforme à partir d'un exemple et répond à vos questions sur les délais, le périmètre et le budget.

• Demander une démonstration

Trois éléments suffisent pour démarrer : les informations de base de l'événement (dates, lieu et format), l'identité graphique (logo et couleurs) et une première version du contenu. Les intervenants, les sponsors ou les listes d'invités peuvent être ajoutés ensuite, puisque toute l'information se met à jour en temps réel.

Le participant a tout l'événement dans son téléphone : programme personnalisé, intervenants, plans, documentation, informations de dernière minute et son badge ou ses documents personnels, comme les billets et les itinéraires. Il peut aussi voter, poser des questions aux intervenants et entrer en contact avec les autres participants. L'application d'Eventool compte plus de 30 rubriques que l'organisateur active selon son événement.

• Applis événementielles

En donnant au public des moyens simples d'intervenir depuis son téléphone : poser des questions à l'intervenant, voter en direct, répondre à des quiz avec classement ou commenter sur un mur social. Voir les résultats projetés dans la salle encourage même ceux qui ne lèveraient pas la main, et le modérateur choisit les questions qui sont lues.

• Toutes les fonctionnalités

De la visibilité et des contacts mesurables. Les sponsors peuvent être mis en avant sur le site et dans l'application, et les exposants récupérer les coordonnées des visiteurs de leur stand en scannant le QR code de leur badge, ce qu'on appelle le lead retrieval. À la fin, l'organisateur peut démontrer chiffres à l'appui le retour de chaque partenariat.

Oui. L'application d'Eventool est disponible en neuf langues, dont l'allemand, l'anglais, l'espagnol, le français, l'italien et le portugais. C'est particulièrement utile lors des congrès internationaux, où chaque participant peut consulter le programme et les informations dans sa propre langue.

• Applis événementielles

C'est fréquent et cela se règle. Il est utile de proposer un accès par lien sans téléchargement, d'expliquer dans les communications préalables comment se connecter et de prévoir un point d'aide sur place. Par ailleurs, l'accréditation fonctionne même si quelqu'un arrive sans son QR code : l'équipe d'accueil peut le retrouver par son nom.

Un certificat de participation atteste qu'une personne a pris part à un événement. Il est souvent nécessaire pour justifier des heures de formation, répondre à des obligations professionnelles ou reconnaître le travail des intervenants et des modérateurs. Le numériser évite d'imprimer et d'envoyer les documents un par un : chaque participant reçoit le sien par e-mail, dans l'application ou depuis le site.

• Certificats de présence

Les données de chaque événement appartiennent à l'organisateur, et Eventool ne les traite que pour fournir le service souscrit : elles ne sont jamais vendues ni utilisées à des fins commerciales propres. La plateforme respecte le RGPD, chiffre les connexions et les documents stockés, et ne partage les données qu'avec les prestataires indispensables au service, comme l'hébergement ou les paiements.

• Politique de confidentialité

Avec Eventool, vous n'êtes jamais seul. Chaque événement dispose d'une équipe projet qui vous accompagne de la première configuration au dernier participant accrédité, par téléphone, visioconférence ou e-mail. Et si vous préférez régler certaines choses vous-même, des manuels et des ressources sont disponibles dans le tableau de bord.

L'accompagnement est inclus dans toutes les licences et s'adapte à chaque phase du projet :

• Au démarrage, nous vous présentons le tableau de bord et préparons avec vous la configuration de l'événement.
• Avant la publication, nous relisons avec vous l'application, le site ou le formulaire d'inscription pour que tout soit conforme à vos attentes.
• Les jours décisifs, l'équipe reste proche et, si l'événement l'exige, peut vous accompagner à distance ou sur place pendant son déroulement.

Vous parlez toujours à des personnes qui connaissent votre projet.

• Contact

À la fin, l'organisateur dispose des inscriptions, de la présence réelle (par session également si l'accès aux salles est contrôlé), de l'utilisation de l'application, de la participation aux votes et aux questionnaires, des rendez-vous de networking et des contacts des exposants. Avec ces données, il est plus facile de justifier le retour de l'événement et d'améliorer l'édition suivante.

• Toutes les fonctionnalités