Preguntas frecuentes sobre tecnología para eventos

Eventool es una plataforma de tecnología para eventos presenciales, híbridos y virtuales. Reúne en un solo panel la web del evento, las invitaciones, los formularios de inscripción, la app para asistentes, las acreditaciones con check-in por QR, el espacio virtual y los certificados de asistencia, y se contrata por módulos, para un evento o para varios.

La desarrolla desde 2013 un equipo multidisciplinar y trabaja con organizadores de cerca de cincuenta países.

• Conoce la plataforma

Eventool es un producto de Infobox Solutions, una empresa tecnológica con sede en España. Nació hace más de diez años del encuentro de dos ingenieros y hoy reúne en un mismo equipo desarrollo, diseño y gestión de proyectos, de modo que la plataforma y el acompañamiento al organizador salen de la misma casa.

• Conoce al equipo

Eventool está pensado para quien organiza eventos profesionales con asistentes inscritos y agenda: agencias y secretarías técnicas que trabajan para terceros, departamentos de marketing, comunicación o formación, asociaciones y sociedades científicas, y compañías del sector farmacéutico. Sirve igual a quien organiza un evento al año que a quien gestiona decenas.

• Congresos médicos
• Convenciones y eventos corporativos
• Viajes de incentivos
• Cursos, jornadas y conferencias

Con Eventool se gestionan congresos médicos y científicos, convenciones y reuniones de empresa, viajes de incentivo, cursos, jornadas y conferencias, además de foros sectoriales y encuentros con networking. El tamaño va de jornadas de unas decenas de personas a congresos de más de mil, como el 9.º Congreso Forestal Español, con 1.019 asistentes.

• Ver el caso del 9.º Congreso Forestal Español
• Casos de éxito

Porque con Eventool no contratas solo un software: cuentas con un equipo. Desde 2013 acompañamos a organizadores de congresos, convenciones y jornadas, y cada evento nos ha enseñado algo que hoy forma parte de la plataforma. Tú te centras en tu evento; nosotros nos ocupamos de que la tecnología esté a la altura.

Todo empezó hace más de diez años, cuando dos ingenieros se propusieron hacer más fácil el trabajo de quien organiza eventos. Desde entonces, Eventool ha crecido al ritmo de lo que nos pedían los propios organizadores: de la app para asistentes pasamos a la web del evento, las inscripciones, las acreditaciones, los eventos virtuales y los certificados, todo en un mismo panel.

Hoy trabajamos con organizadores de cerca de cincuenta países y con marcas como Google, Pfizer o Volkswagen, pero el trato no ha cambiado: detrás de cada proyecto hay personas concretas que conocen tu evento y responden cuando las necesitas.

• Conoce al equipo
• Casos de éxito

Eventool no es la herramienta ideal si solo necesitas vender entradas para un concierto o un evento masivo de consumo: ahí encaja mejor una ticketera especializada. Si tu evento tiene asistentes inscritos, agenda y contenido que comunicar, cuéntanoslo y te decimos con franqueza si podemos ayudarte.

• Cuéntanos tu evento

Sí. Eventool trabaja con organizadores de cerca de cincuenta países. Su web está disponible en seis idiomas (español, inglés, francés, alemán, italiano y portugués) y la app para asistentes, en nueve. Entre sus referencias internacionales figuran el Foro Económico Internacional América Latina y el Caribe y la Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais de Brasil.

• Casos de éxito

Una plataforma de gestión de eventos sirve para centralizar lo que, sin ella, queda repartido entre hojas de cálculo, correos y proveedores: publicar la información, recoger inscripciones y pagos, enviar comunicaciones, controlar el acceso, dinamizar las sesiones y medir resultados. Con un único panel, los datos de cada asistente se mantienen coherentes de principio a fin.

• Conoce la plataforma

Depende de lo que ocurra durante el evento. La web informa y recoge inscripciones antes de la fecha. La app gana sentido cuando hay varias sesiones, cambios de última hora, networking, votaciones o documentación que el asistente debe tener a mano. Muchos eventos combinan ambas, alimentadas desde el mismo panel.

• Página web para eventos
• Apps para eventos

La app nativa se descarga de App Store o Google Play y puede publicarse con el nombre y el icono del evento. La web app se abre en el navegador con un enlace o un QR, sin descargas, lo que facilita el acceso a públicos ocasionales. Eventool ofrece las dos modalidades.

La elección depende del perfil de los asistentes y del plazo disponible.

• Cómo elegir la app ideal para tu evento
• Apps para eventos

No siempre. Si el público es ocasional o la descarga puede frenar a parte de los asistentes, el evento puede funcionar con una web app a la que se accede con un enlace o un QR. Cuando la app nativa aporta valor y se comunica bien, la adopción es alta.

En el Foro Económico Internacional América Latina y el Caribe 2025, el 98 % de los asistentes utilizó la app de Eventool.

• Ver el caso del Foro Económico Internacional
• Apps para eventos

En un evento presencial todo el público está en la sede; en uno virtual, todos participan a distancia; y en uno híbrido conviven los dos grupos, así que la agenda, las preguntas al ponente y el networking deben funcionar igual para ambos. Cada formato pide una tecnología distinta, y Eventool los gestiona desde la misma plataforma.

El presencial necesita acreditación y control de acceso; el virtual, un espacio online con emisión en directo; y el híbrido, las dos cosas conectadas.

• Eventos virtuales
• Checklist para eventos híbridos y virtuales

La acreditación con QR reduce colas y errores y da datos en tiempo real. Cada asistente recibe un código único; en la entrada basta con escanearlo para validar su inscripción, imprimir la acreditación si hace falta y registrar la hora de llegada. El organizador sabe en todo momento cuánta gente ha llegado.

También permite controlar el acceso a salas o talleres con aforo limitado.

• Acreditaciones y check-in

El networking 1 a 1 son reuniones breves y concertadas entre asistentes, o entre asistentes y expositores, que se piden y aceptan desde la app antes o durante el evento. Cada persona consulta los perfiles, solicita una cita y recibe su agenda de reuniones, presenciales o por videollamada. En Eventool, esta función se llama Meeting Planner.

• Apps para eventos

La tecnología sustituye buena parte del papel (programas, dosieres, encuestas o certificados) por contenido digital que se actualiza al momento. Además, los datos de inscripción y check-in ayudan a ajustar materiales y servicios al número real de asistentes. Varios clientes de Eventool destacan haber eliminado la documentación impresa de sus reuniones.

• Casos de éxito

La inteligencia artificial empieza a ayudar a redactar comunicaciones, recomendar sesiones o contactos a cada asistente, resumir ponencias y analizar encuestas. Pero su utilidad depende de algo previo: tener los datos del evento ordenados en una sola plataforma, y no repartidos en hojas de cálculo.

En Eventool está presente, por ejemplo, en las traducciones automáticas a distintos idiomas desde el panel de gestión.

Sí. Eventool se puede contratar para un evento concreto, pagando solo los productos que vayas a usar y sin suscripción anual. Quien organiza varios eventos al año también dispone de planes que agrupan varios proyectos y permiten planificar la inversión.

• Modalidades y precios

Sí. Los productos de Eventool son modulares: puedes empezar con un formulario de inscripción, una web o el control de acceso y añadir la app, el espacio virtual o los certificados cuando los necesites. Como todo se gestiona desde el mismo panel, los datos de los asistentes pasan de un módulo a otro sin tener que volver a importarlos.

• Todas las funcionalidades

Como referencia, para un evento con inscripciones, app y acreditaciones conviene empezar entre seis y ocho semanas antes. Así hay margen para abrir las inscripciones con calma y, si hay app nativa, completar su publicación en las tiendas. Para necesidades sencillas existen opciones exprés que pueden estar listas en 48 horas.

El contenido se puede seguir actualizando hasta el último momento.

• Cómo elegir la app ideal para tu evento

Pueden hacerlo los dos. El panel permite al equipo organizador crear y actualizar contenidos sin conocimientos técnicos, y el equipo de proyectos de Eventool acompaña la configuración, revisa el montaje antes de publicarlo y resuelve dudas. Si prefieres delegar más, Eventool puede asumir una parte mayor del trabajo o incluso el servicio llave en mano.

• Cuéntanos tu evento

Eventool no ofrece una prueba gratuita de autoservicio, porque cada proyecto se prepara a medida del evento. La forma de conocerlo es una demostración personalizada: el equipo te enseña la plataforma con un ejemplo y resuelve tus dudas sobre plazos, alcance y presupuesto.

• Pide tu demostración

Para arrancar bastan tres cosas: los datos básicos del evento (fechas, sede y formato), la imagen gráfica (logotipo y colores) y un primer borrador del contenido. Ponentes, patrocinadores o listados de invitados se pueden incorporar después, porque toda la información se puede actualizar en tiempo real.

El asistente lleva todo el evento en el móvil: agenda personalizada, ponentes, mapas, documentación, avisos de última hora y su acreditación o documentos personales, como billetes e itinerarios. Además, puede votar, enviar preguntas al ponente y contactar con otros asistentes. La app de Eventool tiene más de 30 secciones que el organizador activa según su evento.

• Apps para eventos

Dando al público formas sencillas de intervenir desde el móvil: enviar preguntas al ponente, votar en directo, responder cuestionarios con clasificación o comentar en un muro social. Ver los resultados proyectados en la sala anima a participar incluso a quien no levantaría la mano, y el moderador decide qué preguntas se leen.

• Todas las funcionalidades

Visibilidad y contactos medibles. Los patrocinadores pueden aparecer destacados en la web y la app, y los expositores recoger los datos de quienes visitan su stand escaneando el QR de su acreditación, lo que se conoce como lead retrieval. Al terminar, el organizador puede demostrar con cifras el retorno de cada patrocinio.

• Los QR también generan contactos

Sí. La app de Eventool está disponible en nueve idiomas: alemán, español, francés, inglés, italiano y portugués, más catalán, euskera y gallego. Es especialmente útil en congresos internacionales y en comunidades con lengua cooficial, donde ofrecer el contenido en la lengua de cada asistente marca la diferencia.

• Apps para eventos

Es habitual y tiene solución. Ayuda ofrecer acceso por enlace sin descargas, explicar en las comunicaciones previas cómo entrar y habilitar un punto de ayuda en la sede. Además, la acreditación sigue funcionando aunque alguien llegue sin su QR, porque el equipo de acogida puede localizarlo por su nombre.

Un certificado de asistencia acredita que una persona participó en un evento. A menudo hace falta para justificar horas de formación, cumplir requisitos profesionales o reconocer la labor de ponentes y moderadores. Digitalizarlo evita imprimir y enviar documentos uno a uno: cada asistente recibe el suyo por email, en la app o desde la web.

• Certificados de asistencia

Los datos de cada evento pertenecen al organizador, y Eventool solo los trata para prestar el servicio contratado: nunca los vende ni los usa para fines comerciales propios. La plataforma se rige por el RGPD, cifra las conexiones y los documentos almacenados, y solo comparte datos con los proveedores imprescindibles para el servicio, como el alojamiento o los pagos.

• Política de privacidad

Con Eventool no estás solo en ningún momento. Cada evento cuenta con un equipo de proyectos que te acompaña desde la primera configuración hasta el último asistente acreditado, por teléfono, videollamada o email. Y cuando prefieras resolver algo por tu cuenta, tienes manuales y recursos disponibles en el panel.

El acompañamiento está incluido en todas las licencias y se adapta a cada fase del proyecto:

• Al empezar, te enseñamos el panel y preparamos contigo la configuración del evento.
• Antes de publicar, revisamos contigo la app, la web o el formulario de inscripción para que todo salga como esperas.
• En los días clave, el equipo está cerca y, si el evento lo requiere, puede acompañarte en remoto o de forma presencial durante su celebración.

Siempre hablas con personas que conocen tu proyecto.

• Contacto

Al terminar, el organizador dispone de las inscripciones, la asistencia real (también por sesión si se controla el acceso a salas), el uso de la app, la participación en votaciones y encuestas, las reuniones de networking y los contactos de los expositores. Con esos datos es más fácil justificar el retorno del evento y mejorar la siguiente edición.

• Todas las funcionalidades