Cómo Insurance World Challenge conectó 713 registros en dos formatos

Community of Insurance organizó Insurance World Challenge 2026, un encuentro híbrido dirigido a los principales actores de la industria aseguradora iberoamericana.

Con Eventool, el equipo gestionó el registro, la app, el networking, las comunicaciones y el acceso presencial desde un mismo entorno.

El resultado: una experiencia conectada para 713 personas registradas, con una alta adopción de la app y una participación digital medible.

Insurance World Challenge 2026 reunió a aseguradoras, insurtechs, corporaciones e inversores para analizar los retos que están transformando la industria aseguradora. Tecnología, nuevos modelos de negocio y la evolución del seguro como servicio cotidiano fueron algunos de los ejes del encuentro.

Detrás del evento se encuentran Community of Insurance e Insurtech Community Hub. Este último, fundado en 2020, cuenta con más de 120 miembros asociados y es uno de los mayores espacios de colaboración insurtech a escala iberoamericana.

El evento tenía una particularidad importante: combinaba participación presencial y online. Por tanto, no bastaba con preparar las sesiones y abrir las puertas del recinto. Había que acompañar a cada asistente desde el momento de su inscripción, mantenerle informado y facilitar su participación según la modalidad elegida.

La operativa presencial añadía otro punto sensible. Durante los días del evento era necesario comprobar las inscripciones, acreditar a los participantes e imprimir sus etiquetas sin generar incidencias en el acceso.

El proyecto comenzó con la configuración del registro en Eventool. Los asistentes podían completar su inscripción y realizar el pago mediante TPV o transferencia bancaria. También se habilitaron cupones de descuento para aplicar condiciones específicas durante el proceso.

Este sistema permitió recoger la información de los participantes y diferenciar las modalidades presencial y online. A partir de estos datos, el equipo podía segmentar las comunicaciones y enviar por email la información adecuada a cada grupo.

La app de Insurance World Challenge se convirtió en el punto de consulta y participación durante el evento. Desde ella, los asistentes podían acceder a las sesiones y consultar la información de los ponentes. También se habilitaron herramientas de networking para favorecer el contacto entre profesionales mediante conversaciones, mensajes y reuniones individuales.

La comunicación continuó dentro de la propia aplicación mediante avisos y notificaciones push. De este modo, la organización podía trasladar novedades o recordatorios sin depender exclusivamente del correo electrónico.

Para la parte presencial, Eventool se utilizó en el proceso de check-in y acreditación. Al llegar, los asistentes eran identificados y sus etiquetas se imprimían en el propio evento. La operativa se desarrolló correctamente, sin incidencias relacionadas con la impresora o las etiquetas.

• 713 registros contabilizados para el evento.
• 504 inscripciones presenciales y 209 online.
• 698 instalaciones de la app, una cifra muy próxima al total de registros.
• 823 accesos a perfiles de ponentes dentro de la aplicación.
• 2.681 accesos a sesiones, reflejo del uso de la app como herramienta de consulta.
• 244 conversaciones entre asistentes y más de 300 mensajes intercambiados.
• Más de 300 accesos presenciales registrados durante los dos días del evento.

Más allá de las cifras, el proyecto permitió observar algo relevante: los asistentes no utilizaron la aplicación únicamente para consultar información. También la emplearon para interactuar con otros profesionales, explorar contenidos y preparar sus reuniones.

• Un registro adaptado a distintas modalidades, con opciones de pago mediante TPV y transferencia bancaria.
• La segmentación de asistentes, que permitió enviar comunicaciones específicas según cada perfil.
• Una aplicación con utilidad antes y durante el evento, tanto para consultar contenidos como para generar contactos.
• Herramientas concretas de networking, con mensajería y reuniones uno a uno.
• Un proceso de acreditación probado y acompañado, especialmente importante en los primeros momentos de llegada al recinto.

“Estamos muy satisfechos con el desarrollo del evento. El registro fue sencillo para los asistentes, la aplicación funcionó de forma estable y la impresión de acreditaciones se realizó sin incidencias. Además, contar con un equipo cercano, disponible y dispuesto a ayudarnos en todo momento fue fundamental para que todo saliera bien.”

Equipo organizador de Insurance World Challenge 2026

Insurance World Challenge 2026 demuestra que un evento híbrido no debería plantearse como dos experiencias independientes. El registro, las comunicaciones, la app, el networking y el acceso presencial deben formar parte de un mismo recorrido. Cuando cada herramienta responde a una necesidad concreta y el equipo cuenta con acompañamiento durante el proceso, la tecnología deja de ocupar el centro y permite que lo importante sean los contenidos, las personas y las conversaciones que genera el evento.