Häufige Fragen zur Technologie für Veranstaltungen

Eventool ist eine Technologieplattform für Präsenz-, Hybrid- und virtuelle Veranstaltungen. In einem einzigen Panel vereint sie die Event-Website, die Einladungen, die Anmeldeformulare, die Teilnehmer-App, Badges mit QR-Check-in, den virtuellen Raum und die Teilnahmebescheinigungen. Gebucht wird modular, für eine einzelne Veranstaltung oder für mehrere.

Entwickelt wird sie seit 2013 von einem interdisziplinären Team, und Veranstalter aus fast fünfzig Ländern arbeiten damit.

• Die Plattform entdecken

Eventool ist ein Produkt von Infobox Solutions, einem Technologieunternehmen mit Sitz in Spanien. Vor über zehn Jahren aus der Zusammenarbeit zweier Ingenieure entstanden, vereint es heute Entwicklung, Design und Projektmanagement in einem Team – Plattform und Betreuung kommen also aus derselben Hand.

• Das Team kennenlernen

Eventool richtet sich an alle, die professionelle Veranstaltungen mit angemeldeten Teilnehmenden und Programm organisieren: Agenturen und Kongressbüros, die für Dritte arbeiten, Marketing-, Kommunikations- und Weiterbildungsabteilungen, Verbände und wissenschaftliche Fachgesellschaften sowie Pharmaunternehmen. Es passt für eine Veranstaltung im Jahr genauso wie für Dutzende.

• Medizinische Kongresse
• Tagungen und Firmenevents
• Incentive-Reisen
• Kurse, Workshops und Konferenzen

Mit Eventool werden medizinische und wissenschaftliche Kongresse, Firmenkonventionen und interne Tagungen, Incentive-Reisen, Kurse, Fachtage und Konferenzen organisiert, ebenso Branchenforen und Networking-Treffen. Die Größe reicht von Tagungen mit einigen Dutzend Personen bis zu Kongressen mit über tausend Teilnehmenden, etwa dem 9. Spanischen Forstkongress mit 1.019 Teilnehmenden.

• Referenzen

Weil Sie mit Eventool nicht nur eine Software buchen, sondern ein Team an Ihrer Seite haben. Seit 2013 begleiten wir Veranstalter von Kongressen, Tagungen und Fachtagen, und jede Veranstaltung hat uns etwas beigebracht, das heute Teil der Plattform ist. Sie konzentrieren sich auf Ihr Event, wir sorgen dafür, dass die Technik mithält.

Angefangen hat alles vor über zehn Jahren, als zwei Ingenieure die Arbeit von Veranstaltern einfacher machen wollten. Seither ist Eventool in dem Tempo gewachsen, das die Veranstalter selbst vorgegeben haben: von der Teilnehmer-App über die Event-Website, die Anmeldungen, die Badges und die virtuellen Events bis zu den Bescheinigungen – alles in einem Panel.

Heute arbeiten wir mit Veranstaltern aus fast fünfzig Ländern und mit Marken wie Google, Pfizer oder Volkswagen. Geändert hat sich dabei nichts am Umgang: Hinter jedem Projekt stehen konkrete Menschen, die Ihre Veranstaltung kennen und erreichbar sind.

• Das Team kennenlernen
• Referenzen

Eventool ist nicht das richtige Werkzeug, wenn Sie nur Tickets für ein Konzert oder eine große Publikumsveranstaltung verkaufen möchten: Dafür eignet sich ein spezialisierter Ticketanbieter besser. Hat Ihre Veranstaltung angemeldete Teilnehmende, ein Programm und Inhalte zu vermitteln, sprechen Sie uns an – wir sagen Ihnen offen, ob wir helfen können.

• Erzählen Sie uns von Ihrer Veranstaltung

Ja. Eventool arbeitet mit Veranstaltern aus fast fünfzig Ländern. Die Website gibt es in sechs Sprachen (Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch und Portugiesisch), die Teilnehmer-App in neun. Zu den internationalen Referenzen zählen das Internationale Wirtschaftsforum Lateinamerika und Karibik sowie die brasilianische Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais.

• Referenzen

Eine Eventmanagement-Plattform bündelt, was sonst über Tabellen, E-Mails und Dienstleister verstreut liegt: Informationen veröffentlichen, Anmeldungen und Zahlungen erfassen, Mitteilungen versenden, Zutritt kontrollieren, Sessions gestalten und Ergebnisse messen. Über ein einziges Panel bleiben die Daten jedes Teilnehmenden von Anfang bis Ende konsistent.

• Die Plattform entdecken

Das hängt davon ab, was während der Veranstaltung passiert. Die Website informiert und nimmt vorab die Anmeldungen entgegen. Die App lohnt sich, sobald es mehrere Sessions, kurzfristige Änderungen, Networking, Abstimmungen oder Unterlagen gibt, die Teilnehmende griffbereit haben sollen. Viele Veranstaltungen kombinieren beides – gepflegt aus demselben Panel.

• Web für Events
• Apps für Events

Die native App wird aus dem App Store oder von Google Play geladen und kann unter dem Namen und mit dem Icon der Veranstaltung erscheinen. Die Web-App öffnet sich per Link oder QR-Code im Browser, ganz ohne Download – praktisch für Publikum, das nur einmal dabei ist. Eventool bietet beide Varianten.

Die Wahl hängt vom Profil der Teilnehmenden und vom verfügbaren Vorlauf ab.

• Apps für Events

Nicht immer. Wenn das Publikum nur einmal dabei ist oder ein Download manche abschreckt, läuft die Veranstaltung auch über eine Web-App, die per Link oder QR-Code geöffnet wird. Bringt die native App echten Mehrwert und wird gut kommuniziert, ist die Nutzung hoch.

Beim Internationalen Wirtschaftsforum Lateinamerika und Karibik 2025 nutzten 98 % der Teilnehmenden die App von Eventool.

• Apps für Events

Bei einer Präsenzveranstaltung ist das gesamte Publikum vor Ort, bei einer virtuellen nehmen alle aus der Ferne teil, und bei einer hybriden treffen beide Gruppen aufeinander – Programm, Fragen an die Referenten und Networking müssen dann für beide gleich gut funktionieren. Jedes Format verlangt andere Technik, und Eventool deckt alle drei mit derselben Plattform ab.

Präsenz braucht Badges und Zutrittskontrolle, Virtuell einen Online-Raum mit Livestream, Hybrid beides miteinander verbunden.

• Virtuelle Events

Der QR-Check-in verkürzt Warteschlangen, vermeidet Fehler und liefert Daten in Echtzeit. Jede Person erhält einen eindeutigen Code; am Eingang wird er gescannt, die Anmeldung geprüft, bei Bedarf das Badge gedruckt und die Ankunftszeit erfasst. Der Veranstalter weiß jederzeit, wie viele Gäste da sind.

Ebenso lässt sich der Zutritt zu Räumen oder Workshops mit begrenzter Kapazität steuern.

• Badges und Check-in

Beim 1:1-Networking geht es um kurze, vorab vereinbarte Treffen zwischen Teilnehmenden oder zwischen Teilnehmenden und Ausstellern, die vor oder während der Veranstaltung in der App angefragt und bestätigt werden. Jede Person sieht die Profile, bittet um einen Termin und erhält ihren eigenen Terminplan – vor Ort oder per Videocall. Bei Eventool heißt diese Funktion Meeting Planner.

• Apps für Events

Technik ersetzt einen großen Teil des Papiers – Programme, Unterlagen, Umfragen oder Bescheinigungen – durch digitale Inhalte, die sich sofort aktualisieren lassen. Zudem helfen Anmelde- und Check-in-Daten dabei, Material und Verpflegung auf die tatsächliche Teilnehmerzahl abzustimmen. Mehrere Eventool-Kunden heben hervor, dass sie die gedruckten Unterlagen ihrer Tagungen abgeschafft haben.

• Referenzen

Künstliche Intelligenz hilft inzwischen beim Formulieren von Mitteilungen, beim Empfehlen von Sessions oder Kontakten, beim Zusammenfassen von Vorträgen und beim Auswerten von Umfragen. Ihr Nutzen hängt allerdings von einer Voraussetzung ab: Die Daten der Veranstaltung müssen geordnet auf einer einzigen Plattform liegen und nicht über Tabellen verstreut.

Bei Eventool steckt sie zum Beispiel in den automatischen Übersetzungen in verschiedene Sprachen direkt aus dem Verwaltungspanel.

Ja. Eventool lässt sich für eine einzelne Veranstaltung buchen – Sie zahlen nur die Produkte, die Sie nutzen, ohne Jahresabo. Wer mehrere Veranstaltungen im Jahr ausrichtet, findet zudem Pakete, die mehrere Projekte bündeln und die Investition planbar machen.

• Funktionen und Preise

Ja. Die Produkte von Eventool sind modular: Sie können mit einem Anmeldeformular, einer Website oder der Zutrittskontrolle beginnen und App, virtuellen Raum oder Bescheinigungen später ergänzen. Da alles über dasselbe Panel läuft, wandern die Teilnehmerdaten von Modul zu Modul, ohne neu importiert zu werden.

• Alle Funktionen

Als Richtwert gilt: Bei einer Veranstaltung mit Anmeldungen, App und Badges sollten Sie sechs bis acht Wochen vorher starten. So bleibt Zeit, die Anmeldung in Ruhe zu öffnen und – falls eine native App geplant ist – deren Veröffentlichung in den Stores abzuschließen. Für einfache Anforderungen gibt es Express-Varianten, die in 48 Stunden stehen.

Die Inhalte lassen sich bis zum letzten Moment aktualisieren.

Beides ist möglich. Über das Panel kann Ihr Team Inhalte ohne technische Vorkenntnisse anlegen und aktualisieren, und das Projektteam von Eventool begleitet die Einrichtung, prüft alles vor der Veröffentlichung und beantwortet Fragen. Wenn Sie mehr abgeben möchten, übernimmt Eventool einen größeren Teil der Arbeit – bis hin zum Rundum-sorglos-Service.

• Erzählen Sie uns von Ihrer Veranstaltung

Eventool bietet keine Selbstbedienungs-Testversion, weil jedes Projekt auf die jeweilige Veranstaltung zugeschnitten wird. Kennenlernen können Sie es in einer persönlichen Demo: Das Team zeigt Ihnen die Plattform an einem Beispiel und beantwortet Ihre Fragen zu Zeitplan, Umfang und Budget.

• Demo anfordern

Für den Start genügen drei Dinge: die Eckdaten der Veranstaltung (Termine, Ort und Format), das Erscheinungsbild (Logo und Farben) und ein erster Entwurf der Inhalte. Referenten, Sponsoren oder Gästelisten können später dazukommen, denn alle Informationen lassen sich in Echtzeit aktualisieren.

Teilnehmende haben die ganze Veranstaltung auf dem Smartphone: persönliches Programm, Referenten, Lagepläne, Unterlagen, kurzfristige Hinweise sowie das eigene Badge oder persönliche Dokumente wie Tickets und Reisepläne. Dazu können sie abstimmen, Fragen an Referenten schicken und andere Teilnehmende kontaktieren. Die App von Eventool hat über 30 Bereiche, die der Veranstalter je nach Event aktiviert.

• Apps für Events

Indem man dem Publikum einfache Wege gibt, sich per Smartphone zu beteiligen: Fragen an die Referenten schicken, live abstimmen, Quizfragen mit Rangliste beantworten oder auf einer Social Wall kommentieren. Die projizierten Ergebnisse im Saal motivieren auch die, die sich nie melden würden, und die Moderation entscheidet, welche Fragen vorgelesen werden.

• Alle Funktionen

Sichtbarkeit und messbare Kontakte. Sponsoren lassen sich auf der Website und in der App hervorheben, und Aussteller erfassen die Daten ihrer Standbesucher, indem sie den QR-Code auf dem Badge scannen – das sogenannte Lead Retrieval. Am Ende kann der Veranstalter den Nutzen jedes Sponsorings mit Zahlen belegen.

Ja. Die App von Eventool gibt es in neun Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Spanisch. Besonders bei internationalen Kongressen zahlt sich das aus: Alle lesen Programm und Hinweise in ihrer eigenen Sprache.

• Apps für Events

Das kommt häufig vor und lässt sich lösen. Hilfreich sind ein Zugang per Link ohne Download, eine kurze Anleitung in den Einladungen vorab und ein Helpdesk vor Ort. Außerdem funktioniert der Check-in auch, wenn jemand ohne QR-Code ankommt: Das Empfangsteam findet die Person über den Namen.

Eine Teilnahmebescheinigung belegt, dass jemand an einer Veranstaltung teilgenommen hat. Oft wird sie gebraucht, um Fortbildungsstunden nachzuweisen, berufliche Anforderungen zu erfüllen oder die Arbeit von Referenten und Moderatoren zu würdigen. Digital erspart sie das Drucken und Verschicken einzelner Dokumente: Alle erhalten ihre Bescheinigung per E-Mail, in der App oder über die Website.

• Teilnahmebestätigungen

Die Daten jeder Veranstaltung gehören dem Veranstalter, und Eventool verarbeitet sie ausschließlich, um den gebuchten Dienst zu erbringen: Sie werden weder verkauft noch für eigene Werbezwecke genutzt. Die Plattform richtet sich nach der DSGVO, verschlüsselt Verbindungen und gespeicherte Dokumente und gibt Daten nur an die für den Betrieb unverzichtbaren Dienstleister weiter, etwa Hosting oder Zahlungsabwicklung.

• Datenschutzrichtlinien

Mit Eventool sind Sie zu keinem Zeitpunkt allein. Jede Veranstaltung hat ein Projektteam, das Sie von der ersten Einrichtung bis zum letzten eingecheckten Gast begleitet – per Telefon, Videocall oder E-Mail. Und wenn Sie etwas lieber selbst erledigen, finden Sie Handbücher und Materialien im Panel.

Die Betreuung ist in allen Lizenzen enthalten und passt sich jeder Projektphase an:

• Zu Beginn zeigen wir Ihnen das Panel und richten die Veranstaltung gemeinsam mit Ihnen ein.
• Vor der Veröffentlichung prüfen wir zusammen App, Website oder Anmeldeformular, damit alles so wird, wie Sie es erwarten.
• An den entscheidenden Tagen ist das Team nah dran und kann Sie, wenn die Veranstaltung es erfordert, aus der Ferne oder vor Ort begleiten.

Sie sprechen immer mit Menschen, die Ihr Projekt kennen.

• Kontakt

Am Ende hat der Veranstalter die Anmeldungen, die tatsächliche Teilnahme (bei Zutrittskontrolle auch pro Session), die App-Nutzung, die Beteiligung an Abstimmungen und Umfragen, die Networking-Termine und die Kontakte der Aussteller. Mit diesen Daten lässt sich der Nutzen der Veranstaltung leichter belegen und die nächste Ausgabe verbessern.

• Alle Funktionen