XXXIX Congreso Nacional de Coordinadores de Trasplantes

El XXXIX Congreso Nacional de Coordinadores de Trasplantes reunió en Badajoz a profesionales de todo el país.

El equipo organizador necesitaba divulgar el evento, gestionar inscripciones y asegurar un acceso ágil en varios puntos.

Con Eventool, centralizaron la web, el registro, el check-in y la emisión de certificados, con resultados medibles.

• Alcance: nacional (España)
• Lugar y fechas: Badajoz, 21-23 de mayo de 2025
• Nº asistentes (estimación): entre 100 y 200
• Sector: médico
• Tipo de evento: congreso nacional
• Implementación con Eventool: página web del evento; formulario de registro; acreditaciones y check-in; certificados de asistencia

En un congreso como este, la experiencia es un punto crítico: que la información esté clara, que el registro no genere dudas y que la llegada al recinto no se convierta en un cuello de botella. Más aún cuando el objetivo del congreso era, precisamente, reforzar la colaboración y el sentimiento de equipo entre profesionales de distintas disciplinas e instituciones.

El comité organizador tenía cuatro necesidades muy concretas: divulgar el congreso, captar inscripciones, controlar el acceso en el recinto (incluyendo entradas generales y talleres) y enviar certificados de asistencia de forma automatizada. Todo ello con una premisa: reducir carga operativa y evitar tareas manuales repetitivas en los días previos y durante el evento.

La estrategia fue clara: centralizar el ciclo completo del asistente en un único flujo, desde el primer impacto informativo hasta el cierre posterior con certificados. Para ello, se trabajó en cuatro piezas conectadas entre sí.

Primero, se realizó la página web del evento como punto de referencia. Aquí la clave no era "tener una web", sino disponer de un espacio donde el asistente encontrara rápidamente lo esencial: qué es el congreso, cuándo y dónde se celebra, y qué propone el programa (cursos precongreso, mesas, ponencias y actividades). El objetivo: reducir consultas y aumentar confianza en la inscripción. Además, el equipo valoraba especialmente poder contar con apoyo de diseño para construir una web alineada con el tono institucional y el cuidado que requiere un evento médico.

Al mismo tiempo, se configuró el formulario de registro para ordenar la captación de inscripciones y estructurar la información de los asistentes. Cuando el registro está bien planteado, no solo "entra gente": entra con datos consistentes, lo que evita revisiones manuales, duplicidades y correcciones a última hora. En eventos nacionales con distintas tipologías de participación, esta base es la que sostiene el resto del engranaje.

Con el evento ya en marcha, el foco pasó a la operativa en sede: acreditaciones y check-in. La organización necesitaba controlar accesos en varios puntos (entradas generales y talleres) con una tecnología sencilla, sin complicar al personal de apoyo. El objetivo era doble: facilitar el paso de asistentes y, al mismo tiempo, contar con un registro fiable de accesos para la parte más sensible del cierre: los certificados.

Y ahí llegó el último tramo: certificados de asistencia. En lugar de un envío manual posterior (con listados, filtros, dudas y correos cruzados), se prepararon tres modelos de certificado: uno general y dos en función del acceso a talleres. Esto permitió resolver una necesidad habitual en congresos con actividades paralelas: que el certificado refleje la asistencia real de forma coherente.

• 239 accesos registrados durante el congreso, controlando varios puntos de acceso (entradas generales y talleres).
• 3 modelos de certificados configurados: certificado general + 2 certificados vinculados a talleres.
• Trazabilidad de asistencia para diferenciar participación general y asistencia a talleres, evitando revisiones manuales posteriores.
• Menos tareas de cierre para el equipo organizador, al contar con la emisión de certificados preparada desde el diseño del flujo de accesos (indicador cualitativo reportado por la organización).

• Diseñar el flujo completo antes del evento: web - registro - accesos - certificados. Evitó "parches" de última hora.
• Pensar en varios puntos de control desde el inicio: no solo la entrada general, también talleres, para que el dato de asistencia fuera útil.
• Estandarizar modelos de certificados y vincularlos a criterios claros (general vs. talleres), reduciendo dudas y reclamaciones.
• Priorizar simplicidad operativa en sede: un control de accesos fácil de ejecutar con equipo de apoyo, ágil para el asistente.
• Centralizar la información del evento en un único entorno, mejorando la consistencia del mensaje y la gestión interna.

Este caso demuestra algo muy práctico: en congresos con agenda rica y actividades paralelas, la experiencia del asistente se decide tanto en el programa como en la logística invisible. Cuando el registro, el acceso y el cierre con certificados están conectados, el equipo organizador gana tiempo, reduce estrés y mejora el control sin complicar el evento.

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