Perguntas frequentes sobre tecnologia para eventos

A Eventool é uma plataforma de tecnologia para eventos presenciais, híbridos e virtuais. Ela reúne em um único painel o site do evento, os convites, os formulários de inscrição, o app para participantes, o credenciamento com check-in por QR code, o ambiente virtual e os certificados de participação. A contratação é por módulos, para um evento ou para vários.

É desenvolvida desde 2013 por uma equipe multidisciplinar e atende organizadores de quase cinquenta países.

• Conheça a plataforma

A Eventool é um produto da Infobox Solutions, uma empresa de tecnologia com sede na Espanha. Ela nasceu há mais de dez anos do encontro de dois engenheiros e hoje reúne na mesma equipe desenvolvimento, design e gestão de projetos: a plataforma e o acompanhamento ao organizador saem da mesma casa.

• Conheça a equipe

A Eventool foi pensada para quem organiza eventos profissionais com participantes inscritos e programação: agências e secretarias executivas que trabalham para terceiros, áreas de marketing, comunicação ou treinamento, associações e sociedades científicas e empresas do setor farmacêutico. Serve tanto para quem faz um evento por ano quanto para quem gerencia dezenas.

• Congressos médicos
• Convenções e eventos corporativos
• Viagem de incentivos
• Cursos, workshops e conferências

Com a Eventool são gerenciados congressos médicos e científicos, convenções e reuniões corporativas, viagens de incentivo, cursos, jornadas e conferências, além de fóruns setoriais e encontros de networking. O porte vai de jornadas com algumas dezenas de pessoas a congressos com mais de mil, como o 9º Congresso Florestal Espanhol, com 1.019 participantes.

• Casos de sucesso

Porque com a Eventool você não contrata apenas um software: você conta com uma equipe. Desde 2013 acompanhamos organizadores de congressos, convenções e jornadas, e cada evento nos ensinou algo que hoje faz parte da plataforma. Você se concentra no seu evento; a gente cuida para que a tecnologia esteja à altura.

Tudo começou há mais de dez anos, quando dois engenheiros resolveram facilitar o trabalho de quem organiza eventos. Desde então, a Eventool cresceu no ritmo do que os próprios organizadores pediam: do app para participantes passamos ao site do evento, às inscrições, ao credenciamento, aos eventos virtuais e aos certificados, tudo em um mesmo painel.

Hoje trabalhamos com organizadores de quase cinquenta países e com marcas como Google, Pfizer ou Volkswagen, mas o jeito de atender não mudou: atrás de cada projeto há pessoas de verdade, que conhecem o seu evento e respondem quando você precisa.

• Conheça a equipe
• Casos de sucesso

A Eventool não é a ferramenta ideal se você precisa apenas vender ingressos para um show ou um evento massivo de consumo: nesse caso, uma ticketeira especializada funciona melhor. Se o seu evento tem participantes inscritos, programação e conteúdo para comunicar, conte para a gente e diremos com franqueza se podemos ajudar.

• Conte para a gente sobre o seu evento

Sim. A Eventool trabalha com organizadores de quase cinquenta países. O site está disponível em seis idiomas (espanhol, inglês, francês, alemão, italiano e português) e o app para participantes, em nove. Entre as referências internacionais estão o Fórum Econômico Internacional América Latina e Caribe e a Companhia de Pesquisa de Recursos Minerais, do Brasil.

• Casos de sucesso

Uma plataforma de gestão de eventos serve para centralizar o que, sem ela, fica espalhado entre planilhas, e-mails e fornecedores: publicar as informações, receber inscrições e pagamentos, enviar comunicações, controlar o acesso, dinamizar as sessões e medir resultados. Com um único painel, os dados de cada participante se mantêm consistentes do começo ao fim.

• Conheça a plataforma

Depende do que acontece durante o evento. O site informa e recebe as inscrições antes da data. O app faz sentido quando há várias sessões, mudanças de última hora, networking, votações ou documentos que o participante precisa ter à mão. Muitos eventos combinam os dois, alimentados pelo mesmo painel.

• Landing page para eventos
• App para eventos

O app nativo é baixado na App Store ou no Google Play e pode ser publicado com o nome e o ícone do evento. O web app abre no navegador por um link ou QR code, sem download, o que facilita o acesso de públicos ocasionais. A Eventool oferece as duas modalidades.

A escolha depende do perfil dos participantes e do prazo disponível.

• App para eventos

Nem sempre. Se o público é ocasional ou o download pode travar parte dos participantes, o evento funciona com um web app acessado por link ou QR code. Quando o app nativo agrega valor e é bem comunicado, a adesão é alta.

No Fórum Econômico Internacional América Latina e Caribe 2025, 98% dos participantes usaram o app da Eventool.

• App para eventos

Em um evento presencial, todo o público está no local; em um virtual, todo mundo participa a distância; e em um híbrido convivem os dois grupos, então a programação, as perguntas ao palestrante e o networking precisam funcionar igual para os dois. Cada formato pede uma tecnologia diferente, e a Eventool gerencia todos na mesma plataforma.

O presencial precisa de credenciamento e controle de acesso; o virtual, de um ambiente on-line com transmissão ao vivo; e o híbrido, das duas coisas conectadas.

• Eventos virtuais

O credenciamento com QR code reduz filas e erros e dá dados em tempo real. Cada participante recebe um código único; na entrada, basta escanear para validar a inscrição, imprimir a credencial se for preciso e registrar o horário de chegada. O organizador sabe a todo momento quantas pessoas já chegaram.

Também permite controlar o acesso a salas ou oficinas com lotação limitada.

• Credenciamento e check-in

O networking um a um são reuniões curtas e agendadas entre participantes, ou entre participantes e expositores, solicitadas e aceitas pelo app antes ou durante o evento. Cada pessoa consulta os perfis, pede um horário e recebe sua agenda de reuniões, presenciais ou por videochamada. Na Eventool, esse recurso se chama Meeting Planner.

• App para eventos

A tecnologia substitui boa parte do papel (programações, pastas, pesquisas ou certificados) por conteúdo digital que se atualiza na hora. Além disso, os dados de inscrição e check-in ajudam a ajustar materiais e serviços ao número real de participantes. Vários clientes da Eventool destacam ter eliminado a documentação impressa de suas reuniões.

• Casos de sucesso

A inteligência artificial começa a ajudar a redigir comunicações, recomendar sessões ou contatos para cada participante, resumir palestras e analisar pesquisas. Mas a utilidade dela depende de algo anterior: ter os dados do evento organizados em uma só plataforma, e não espalhados em planilhas.

Na Eventool, ela está presente, por exemplo, nas traduções automáticas para diferentes idiomas a partir do painel de gestão.

Sim. Dá para contratar a Eventool para um evento específico, pagando apenas os produtos que você vai usar e sem assinatura anual. Quem organiza vários eventos por ano também tem planos que reúnem vários projetos e ajudam a planejar o investimento.

• Modalidades e preços

Sim. Os produtos da Eventool são modulares: você pode começar com um formulário de inscrição, um site ou o controle de acesso e acrescentar o app, o ambiente virtual ou os certificados quando precisar. Como tudo é gerenciado no mesmo painel, os dados dos participantes passam de um módulo para outro sem precisar importar de novo.

• Todas as funcionalidades

Como referência, para um evento com inscrições, app e credenciamento convém começar de seis a oito semanas antes. Assim há margem para abrir as inscrições com calma e, se houver app nativo, concluir a publicação nas lojas. Para necessidades simples existem opções expressas que podem ficar prontas em 48 horas.

O conteúdo pode continuar sendo atualizado até o último momento.

Os dois podem. O painel permite que a equipe organizadora crie e atualize conteúdos sem conhecimento técnico, e a equipe de projetos da Eventool acompanha a configuração, revisa a montagem antes de publicar e tira dúvidas. Se você preferir delegar mais, a Eventool pode assumir uma parte maior do trabalho ou até o serviço turnkey.

• Conte para a gente sobre o seu evento

A Eventool não oferece teste gratuito de autoatendimento, porque cada projeto é preparado sob medida para o evento. A forma de conhecer é uma demonstração personalizada: a equipe mostra a plataforma com um exemplo e tira suas dúvidas sobre prazos, escopo e orçamento.

• Peça sua demonstração

Para começar bastam três coisas: os dados básicos do evento (datas, local e formato), a identidade visual (logotipo e cores) e um primeiro rascunho do conteúdo. Palestrantes, patrocinadores ou listas de convidados podem entrar depois, porque todas as informações podem ser atualizadas em tempo real.

O participante leva o evento inteiro no celular: programação personalizada, palestrantes, mapas, documentação, avisos de última hora e sua credencial ou documentos pessoais, como passagens e roteiros. Além disso, pode votar, enviar perguntas ao palestrante e falar com outros participantes. O app da Eventool tem mais de 30 seções que o organizador ativa conforme o evento.

• App para eventos

Dando ao público formas simples de participar pelo celular: enviar perguntas ao palestrante, votar ao vivo, responder quizzes com ranking ou comentar em um mural social. Ver os resultados projetados na sala anima até quem não levantaria a mão, e o mediador decide quais perguntas são lidas.

• Todas as funcionalidades

Visibilidade e contatos mensuráveis. Os patrocinadores podem aparecer em destaque no site e no app, e os expositores podem captar os dados de quem visita o estande escaneando o QR code da credencial, o que se conhece como lead retrieval. No fim, o organizador consegue demonstrar com números o retorno de cada patrocínio.

Sim. O app da Eventool está disponível em nove idiomas, entre eles alemão, espanhol, francês, inglês, italiano e português. É especialmente útil em congressos internacionais, em que cada participante lê a programação e os avisos no próprio idioma.

• App para eventos

É comum e tem solução. Ajuda oferecer acesso por link sem download, explicar nas comunicações prévias como entrar e montar um ponto de ajuda no local. Além disso, o credenciamento continua funcionando mesmo que alguém chegue sem o QR code, porque a equipe de recepção consegue localizar a pessoa pelo nome.

Um certificado de participação comprova que a pessoa participou de um evento. Muitas vezes é necessário para justificar horas de formação, cumprir exigências profissionais ou reconhecer o trabalho de palestrantes e mediadores. Digitalizá-lo evita imprimir e enviar documentos um a um: cada participante recebe o seu por e-mail, no app ou pelo site.

• Certificados de participação

Os dados de cada evento pertencem ao organizador, e a Eventool só os trata para prestar o serviço contratado: nunca os vende nem os usa para fins comerciais próprios. A plataforma segue o RGPD europeu, criptografa as conexões e os documentos armazenados e só compartilha dados com os fornecedores indispensáveis ao serviço, como hospedagem ou pagamentos.

• Política de privacidade

Com a Eventool você não fica sozinho em nenhum momento. Cada evento conta com uma equipe de projetos que acompanha você desde a primeira configuração até o último participante credenciado, por telefone, videochamada ou e-mail. E quando preferir resolver algo por conta própria, há manuais e materiais disponíveis no painel.

O acompanhamento está incluído em todas as licenças e se adapta a cada fase do projeto:

• No começo, mostramos o painel e preparamos com você a configuração do evento.
• Antes de publicar, revisamos com você o app, o site ou o formulário de inscrição para que tudo saia como você espera.
• Nos dias decisivos, a equipe fica por perto e, se o evento exigir, pode acompanhar você remotamente ou presencialmente durante a realização.

Você sempre fala com pessoas que conhecem o seu projeto.

• Contato

Quando termina, o organizador tem as inscrições, a presença real (também por sessão, se houver controle de acesso às salas), o uso do app, a participação em votações e pesquisas, as reuniões de networking e os contatos dos expositores. Com esses dados fica mais fácil justificar o retorno do evento e melhorar a edição seguinte.

• Todas as funcionalidades