Un hub sostenible con registro, app y networking en un solo entorno

Atlantic Green Hub es un punto de encuentro nacional para impulsar la transición ecológica en la industria y otros sectores.

Para su evento presencial, necesitaban centralizar convocatoria, registro, acceso y networking en una única plataforma.
Con Eventool, lograron una gestión ordenada del evento y una participación muy activa antes y durante las jornadas.

• Evento: Atlantic Green Hub
• Sector: medio ambiente
• Tipo de evento: hub
• Alcance: nacional
• Nº asistentes: entre 300 y 400
• Duración / fechas: 23 y 24 de octubre
• Solución Eventool usada: página web; registro; app (en Eventool); check in (acreditaciones)

Atlantic Green Hub nace con una ambición clara: convertirse en un espacio pionero donde empresas e instituciones puedan encontrar soluciones, alianzas e inspiración para integrar la sostenibilidad en su estrategia empresarial. Ese planteamiento exigía un evento bien estructurado, con una experiencia fluida tanto antes como durante los dos días de encuentro.

El equipo organizador necesitaba, por un lado, una página web que actuara como eje de la convocatoria y facilitara el registro de asistentes, incluyendo la gestión de pagos. Por otro, era clave contar con un sistema fiable para controlar el acceso al recinto y, al mismo tiempo, ofrecer a los asistentes una app que concentrara toda la información del evento y potenciara el networking real entre profesionales.

Para responder a estas necesidades, Atlantic Green Hub apostó por Eventool como plataforma central de gestión del evento. El primer paso fue la creación de una página web del evento, concebida como punto único de información y captación. Desde allí, los asistentes podían consultar los contenidos clave y completar su inscripción de forma integrada, sin saltos entre herramientas.

Durante el evento, la app de Eventool jugó un papel fundamental. En ella se integró la agenda completa, el listado de ponentes y expositores, el mapa del evento y las noticias relevantes. Todo estaba pensado para que el asistente tuviera la información siempre a mano y pudiera organizar su experiencia con antelación.

Uno de los focos principales fue fomentar las conexiones entre asistentes. Para ello, se activaron funcionalidades orientadas al networking, como el chat y la solicitud de reuniones uno a uno. Además, el sistema de acreditaciones y check in permitió controlar el acceso al recinto de forma ágil, asegurando un flujo de entrada ordenado y una mejor visibilidad del número real de asistentes.

• 396 inscritos al evento a través del sistema de registro.
• 351 accesos registrados mediante el check in.
• 403 instalaciones de la app del evento.
• 2.311 ejecuciones de la app durante los dos días.
• 1.329 visitas a la agenda, confirmando su uso como referencia principal.
• 435 visitas a perfiles de ponentes y 408 a expositores.
• 128 conversaciones entre asistentes, con 248 mensajes intercambiados.
• 246 reuniones 1a1 gestionadas desde la app.

• Centralizar en una sola plataforma la web, el registro, la app y el control de accesos.
• Diseñar la app como una herramienta práctica, no solo informativa.
• Dar protagonismo al networking desde el planteamiento inicial del evento.
• Facilitar al asistente la planificación previa con agenda, ponentes y expositores bien estructurados.
• Contar con datos claros de uso para evaluar la participación real durante el evento.

El caso de Atlantic Green Hub demuestra que, cuando la tecnología acompaña al objetivo del evento, la experiencia mejora para organizadores y asistentes. Centralizar procesos, ofrecer información clara y habilitar espacios reales de conexión marca la diferencia en encuentros profesionales donde el valor está en las personas y en las relaciones que se generan.

Para otros organizadores y responsables de marketing, este proyecto deja un aprendizaje claro: una plataforma bien configurada no solo ahorra tiempo al equipo, sino que multiplica las oportunidades de interacción y participación del público.